Jak chronić dane osobowe w internecie? Poradnik dla firm

Ochrona danych osobowych w firmie powinna być priorytetem każdego przedsiębiorcy, poza tym zobowiązuje go do tego także prawo. Niezależnie od tego, czy zbieramy dane klientów, czy pracowników, należy zadbać o bezpieczeństwo i mieć świadomość w jaki sposób powinno się to robić, by nie doszło do niepożądanego wycieku.

Ochrona danych osobowych w firmie – jakie zagrożenia?

Aby wiedzieć, jak istotna jest ochrona danych osobowych w firmie, trzeba mieć przede wszystkim świadomość zagrożenia i konsekwencji wynikających z niedopatrzenia. Zarówno małe, jak i duże firmy mogą paść ofiarą kradzieży czy wycieku danych, dodatkowo nawet w firmie nie każdy powinien mieć dostęp do wszystkich informacji. Jakie ryzyko to z sobą niesie? Oczywiście, trzeba liczyć się przede wszystkim z konsekwencjami prawnymi, a także w znacznej mierze z późniejszą oceną samej firmy i jej wiarygodności tak wśród pracowników, kontrahentów, jak i klientów. A jak się przed tym uchronić? Jest kilka sposobów, o których powinien pamiętać każdy przedsiębiorca.

Jak zabezpieczyć sprzęt służbowy?

Jednym z często powtarzanych błędów jest brak haseł i jak się okazuje, dotyczy to nie tylko osób prywatnych, ale i firm. Haseł albo nie ma, albo są bardzo słabej jakości, co umożliwia dostanie się do komputera praktycznie przez każdego. Najlepiej postarać się o skomplikowane hasło tak do komputerów, jak i używanych programów i regularnie co jakiś czas je zmieniać.

Jeżeli mamy taką możliwość, warto w firmowych komputerach zainstalować specjalne oprogramowanie zabezpieczające. Będzie definiowało zakres uprawnień dla poszczególnych grup, dzięki czemu nie każdy pracownik, a już na pewnie nie pierwsza lepsza osoba z ulicy, będzie mogła pozyskać za jego pomocą jakiekolwiek dane.

Powinno się też unikać używania nośników typu pendrive, ponieważ najczęściej mało kto usuwa z niego dane. Gdyby dostał się w niepowołane ręce, kłopoty byłyby nieuniknione. To samo dotyczy otwierania niezaszyfrowanych maili, które mogą być próbą wyłudzenia informacji.

Ochrona danych osobowych w firmie a pomoc specjalisty

Podstawową ochroną danych osobowych może zająć się każdy przedsiębiorca i dotyczą go podobne zalecenia, jak stosowane wobec każdego użytkownika komputerów i internetu. W firmie jednak obowiązują zasady zgodne z przepisami, do których musi się zastosować, aby zapewnić bezpieczeństwo. Pomóc może w tym specjalista ds. danych osobowych, który to jest osobą zatrudnioną bezpośrednio w firmie właśnie z tym celu.

Jak się okazuje ochrona danych osobowych to również zadanie dla prawnika (informaticalegis.com), ponieważ może on pomóc z opracowaniem kompleksowego rozwiązania dla firmy i jej ochrony. Poza tym, przepisy ustawy nie dla każdego są oczywiste, kancelaria prawna może więc sprostać tym wyzwaniom i wesprzeć przedsiębiorstwo w spełnieniu wymogów stawianych przez GIODO (Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych).

Ochrona danych osobowych – szkolenie

Bardzo istotne jest także przeprowadzenia szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych, także wśród pracowników. Przepisy związane z RODO weszły do życia już jakiś czas temu i każda firma powinna się do nich dostosować. Chodzi nie tylko o uświadomienie klientów i pracowników o możliwości przetwarzania danych osobowych, ale też o sposoby ich ochrony. Poza tym pozwoli to na podniesienie świadomości samych pracowników i tego, jak duża odpowiedzialność na nich spoczywa.

W ten sposób nauczy się ich, w jaki sposób powinni się zachować, jakich zabezpieczeń używać, na co uważać czy jak w prawidłowy sposób archiwizować wszystkie dane. Pozwoli to na wyeliminowanie sytuacji, w której niewielki błąd ze strony pracownika doprowadzi do poważnych konsekwencji. To jednak po stronie pracodawcy stoi obowiązek, aby wszystkie te zabezpieczenia zostały odpowiednio wdrożone.