Jak wdrożyć RODO w małej firmie?

W ostatnich miesiącach cała Polska żyła doniesieniami związanymi z RODO, Białystok również uległ temu szaleństwu. W naszym rejonie funkcjonuje wiele dużych przedsiębiorstw, w których cała armia prawników, specjalistów i ekspertów opracowywała płynne przejście w nowy system zarządzania danymi osobowymi. A co z małymi firmami, których również nie brakuje? Odpowiadamy na pytania mniejszych przedsiębiorców!

Wdrażanie RODO – czy rozmiar firmy ma znaczenie?

Rozmiar firmy nie ma dla RODO absolutnie żadnego znaczenia – ani jej obrót roczny, ani skala działań, ani liczba zatrudnianych pracowników. To, czy Twoje działalność kwalifikuje się do objęcia przepisami wynikającymi z tej ustawy, jest oceniane wyłącznie na podstawie jednego – czy obracasz danymi osobowymi klientów. Jeżeli tak to nie ma zmiłuj i nawet sklep internetowy z małym asortymentem, za którym stoi jedna osoba, zmuszony jest do wprowadzenie w życie nowego prawa.

RODO – UE podaje wytyczne, a nie rozwiązania

Nie ukrywajmy – RODO to głównie nowe obowiązki dla administratorów i operatorów danych. Wszystkie podmioty przetwarzające dane osobowe zmuszone są do analizy ryzyka ich wycieku bądź zagrożenia poufności i wdrożenia adekwatnych środków technicznych i fizycznych, mających na celu ochronę tych informacji. Jakie dokładnie środki ma na myśli Unia Europejska? Co ciekawe – żadne konkretne! Sprecyzowane wytyczne nie zostały podane, by nie promować konkretnych rozwiązań ani ich dostawców.

RODO w małej firmie – kiedy prosić o pomoc?

O ile możliwość fizycznego zagrożenia danych osobowych Twoich klientów jesteś w stanie ocenić samodzielnie (o ile w ogóle jeszcze przechowujesz je w jakiejkolwiek fizycznej formie), o tyle zagrożenie cyfrowe raczej trudno oszacować przeciętnemu administratorowi serwisu czy właścicielowi sklepu internetowego. To właśnie w tym momencie warto poprosić o pomoc jedną z firm IT, które podjęły się stworzenia oprogramowania do zarządzania danymi zgodnie z RODO. Białystok może się poszczycić przynajmniej kilkunastoma takimi przedsiębiorstwami. Doświadczeni specjaliści przeanalizują wykorzystywany przez Ciebie system, zdefiniują potencjalne luki i określą ryzyko zagrożenia. Zaproponują również rozwiązanie – stworzone przez nich programy bądź aplikacji.

Oprogramowanie do RODO – jak to działa?

Ponieważ RODO na pierwsze miejsce wysuwa poufność i bezpieczeństwo danych osobowych klientów, oprogramowanie opracowanie przez specjalistyczne firmy IT bazuje zwykle na szyfrowaniu danych nie tylko tak, aby nawet w przypadku ich kradzieży informacje były niemożliwe do odczytania – również na etapie przesyłania ich pomiędzy pracownikami Twojej firmy należy zachować najwyższe standardy bezpieczeństwa. Dane osobowe należy ponadto pseudonimizować, a w razie jakiegokolwiek incydentu fizycznego bądź technicznego – jesteśmy zobowiązani do jak najszybszego przywrócenia ich.

Które dane osobowe podlegają RODO?

Zastanawiasz się, czy działalność Twojej firmy w ogóle wiąże się z pobieraniem danych osobowych? Od którego momentu zaczynają one podlegać RODO? Uściślijmy – za dane osobowe uznaje się wszystkie informacje, które pozwalają zidentyfikować i doprowadzić do konkretnej osoby. Będzie to zatem nie tylko imię i nazwisko oraz adres zamieszkania, lecz również numer PESEL czy dane biometryczne. Ale na tym nie koniec. Taką informacją jest też chociażby imienny adres e-mail (zawierający imię i nazwisko), numer księgi wieczystej i… adres IP.

Czy RODO wymaga kontaktu z klientami?

To, że należycie zabezpieczysz dane, jakimi operujesz, to niestety dopiero początek przygody z RODO. Musisz jeszcze poinformować swoich klientów – nie tylko tych nowych, lecz również osoby, których dane już są w Twojej bazie – jakimi informacjami na ich temat dysponujesz, w jakim celu je przetwarzasz oraz przypomnieć, że klienci w każdej chwili mogą prosić o ich edycją lub usunięcie. Oczywiście możesz opuścić ten krok, jeśli już wcześniej udzieliłeś klientom wszelkich niezbędnych informacji.

Wdrażanie RODO w małej firmie obejmuje dokładnie te same kroki, co w dużej, zaś skala, na jaką się odbywa, wynika z liczby klientów, których dane osobowe są przetwarzane. Jeśli zupełnie nie masz głowy do prawniczych formułek czy informatycznych specyfikacji, warto zainwestować w opinię specjalisty – w obliczu wysokości kar za nieprzestrzeganie RODO jest to naprawdę symboliczny wydatek.

Leave a reply

Kontynuując przeglądanie strony, wyrażasz zgodę na używanie przez nas plików cookies. więcej informacji

Aby zapewnić Tobie najwyższy poziom realizacji usługi, opcje ciasteczek na tej stronie są ustawione na "zezwalaj na pliki cookies". Kontynuując przeglądanie strony bez zmiany ustawień lub klikając przycisk "Akceptuję" zgadzasz się na ich wykorzystanie.

Zamknij