Branża usługowa i handlowa są bardzo trudne w prowadzeniu. Wymagają dużej płynności finansowej ze względu na rozliczenia z kontrahentami, które często są zamrażane, czyli odraczane w czasie.
Jak się rozliczają przedsiębiorcy?
Największe kontrakty podpisuje się nie z osobami prywatnymi, ale z innymi przedsiębiorcami. Dlatego też firmy handlowe i usługowe bardzo chętnie podejmują się współpracy, nawet wieloletnie, z innymi firmami. Dzięki temu wpływy z faktur opłaconych przez kontrahentów zasilają większą część budżetu firmy.
Prywatne, niewielkie transakcje, jakie wykonuje firma na rzecz osób prywatnych są opłacane na bieżąco – po wykonaniu usługi lub w trakcie transakcji sprzedaży, oczywiście gotówką lub przelewem.
Prawo i ekonomia muszą iść ze sobą w parze, ponieważ wszędzie tam, gdzie pojawiają się pieniądze, pojawiają się również podatki, dlatego też konieczne jest regulowanie wszelkich transakcji na papierze – czego dowodem jest paragon lub faktura.
W przypadku rozliczeń pomiędzy firmami najczęściej stosowaną formą zapłaty jest faktura – ma ona zwykle określony termin dokonania zapłaty. Po tym czasie, gdy wpłata na konto wierzyciela nie zostanie dokonana, ma on prawo dochodzić swojej zapłaty innymi drogami.
Delikatne przypomnienie o płatności
Pierwszym krokiem windykacji należności jest najczęściej telefoniczne przypomnienie o zapłacie. Zwykle przeprowadza taką rozmowę sekretarka lub inna osoba o miłej aparycji i wysokiej kulturze osobistej, gdyż taki telefon ma być tylko grzecznym przypomnieniem o upływie terminu zapłaty faktury.
Zdarza się, że przedsiębiorca zapomniał o tej fakturze, lub zlecił jej zapłacenie komuś, kto okazał się niekompetentny, albo też z innego powodu pieniądze nie dotarły na czas. Taki telefon ma na celu przypomnieć o zapłacie i ewentualnie wyjaśnić sytuację. Często jest też pierwszą drogą porozumienia w celu późniejszej spłaty zobowiązań lub podzieleniu ich na raty.
Wezwanie do zapłaty
Gdy krok pierwszy nie poskutkuje, wtedy należy wystosować do kontrahenta wezwanie do zapłaty. Powinno ono określić dokładną sumę długu, z jakiego tytułu został on naliczony, kiedy minął termin spłaty, a co najważniejsze – powinien zawierać dane wierzyciela i dłużnika, a do tego numer faktury, na której widnieje jego zobowiązanie, numer umowy, czy jakikolwiek inny dokument, nawet w formie elektronicznej, który również może być podstawą do wezwania do zapłaty długu.
W wezwaniu musi się także znaleźć odwołanie do przepisów prawa, które regulują takie sytuacje, a także informacja na temat tego, jakie kroki prawne podejmiemy w wypadku nie wywiązania się z należności do określonego na wezwaniu dnia.
Czy to działa?
Wezwania do zapłaty możemy wysyłać niezliczoną ilość razy – jeśli tylko mamy na to ochotę. Weźmy jednak pod uwagę, że gdy klient zobaczy piąte czy szóste wezwanie, to potraktuje je po prostu jak śmieć, który nic nie znaczy. Jeśli grozimy sankcjami – to nie bójmy się ich zrealizować. Sami niewiele możemy wskórać, poza oddaniem sprawy do firm zajmujących się windykacją należności, które mają inne środki do odzyskania należności od dłużników.
Gdy kwota jest znaczna i zależy nam bardzo na jej odzyskaniu – koniecznie oddajmy sprawę do sądu, gdyż tylko wyrok sądu i ewentualne postępowanie komornicze wiszące nad głową dłużnika może poskutkować.
Często kontrahenci nie płacą, gdyż po prostu powinęła im się noga i uciekają się różnych środków, by znów wrócić do gry i pozyskać przychody, które pozwolą na spłatę długu. Bywa jednak, że wezwanie do zapłaty podziała na nich mobilizująco.